Životopis poslaný e-mailem
I když na první pohled jde o bezproblémovou věc, myslete na technologické omezení.
Předmět e-mailu by měl obsahovat výstižný text, který jasně řekne o co jde i bez toho, aby příjemce musel e-mail zkoumat. Ne tedy "Žádost", nebo "Práce". Personalista může mít denně desítky e-mailů s podobným názvem, těžko se mu v tom orientuje. Vlastně ho naštve bezohlednost jejich pisatelů. Napište proto raději "Životopis na pozici sales manager".
Doprovodný text k životopisu musí být vždy v těle e-mailu. Kdybyste do e-mailu nenapsali nic, jen přiložili životopis, personalista nebude zkoumat, co posíláte. Ztratil by 10 a více sekund a neví, co by tam vlastně našel. Pokud má hodně žádostí přes e-mail, taková drobnost vás také může diskvalifikovat.
V textové části e-mailu nepočítejte s designem. Jakkoli se trápit, aby to vypadalo, u příjemce se váš e-mail může zobrazit zcela jinak, než jste čekali. Proto je nejlepší poslat čistý text, bez nějaké zvláštní grafické úpravy. Je i tak jen věcný, informativní. Podstatný je životopis.
Diakritika:
I když absolutní většina lidí už dnes vidí e-mail se slovenskou diakritikou správně, může být nebezpečné použít v textu e-mailu háčky a čárky. Hlavně, pokud posíláte životopis z některé free e-mailové služby, nebo z neověřeného počítače (internetová kavárna). Nejednou jsem viděl, jak tyto služby dokáží dát text do zcela nepochopitelné formy. Ale pokud máte s e-mailem zkušenosti a nemíváme s diakritikou problémy (hlavně ne příjemci vašich e-mailů) pak můžete i průvodní e-mail životopisu klidně poslat e-mailem s diakritikou.
Při posílání přílohy se problémy s diakritikou týkají pouze textové části e-mailu, ne přílohy. Příloha - tedy životopis - napište vždy spisovně s diakritikou.
Automatizovaný podpis:
Pozor na automatické přílohy a podpisy, které se k e-mailu mohou přidávat až během jeho odesílání, či dokonce mimo váš počítač - na serveru.
Nejvíce škody může způsobit automatická předloha e-mailu. Mnoho lidí používá jako pozadí mailu obrázek zdi, nějakou barvu a za podpisem je připojen obrázek, na kterém animovaný pes drží v zubech e-mailovou schránku. Takové výstřelky jsou na zvážení i v osobní korespondenci. Do profesionální sféry nepatří.
K e-mailu se mohou na serveru přikládat další informace. Mnoho antivirových programů si tam vkládá reklamu ("tento e-mail byl kontrolován"). Free e-mailové služby pod e-mail vkládají reklamy. Pokud posíláte e-mail z firemního počítače, může se automaticky doplnit adresa, či jiné údaje, které byste v e-mailu chtěli mít.
Před opravdovým posláním e-mailu proto stejný e-mail pošlete na svou vlastní adresu a podívejte se, zda došel ve stavu, jaký jste plánovali.
Podpis typu ...
Těším se na pohovor do pozice obchodního ředitele
Ján Novák
... Nemusí vyvolat právě největší důvěru.
Kompatibilita:
Životopis se přikládá jako příloha a zde mohou nastat potíže. Ne každý má takové programy, jako vy. Neposílejte proto životopis napsaný v málo rozšířených druzích editorů, ani v nejnovějších verzích editorů - personalista by váš soubor nemusel dokázat otevřít.
Vzhled:
Nepoužívejte exotické písmo. Textové editory zpravidla pracují tak, že pokud v počítači není dostupné písmo, kterým byl dokument napsán, použije se písmo jiné. Pokud vy máte stovky fontů a využijete některý málo rozšířený, personalistovi se váš životopis může otevřít jako nečitelný, nebo napsaný nějakým směšně ornamentálním písmem.
Jak tedy?
Vždy se řiďte pokyny, nebo požadavky, které vám dá personalista. Pokud je nemáte, zvolte si z níže uvedených variant.
Pokud vám záleží na vzhledu dokumentu, asi jedinou cestou je poslat jej ve formátu PDF. Tento formát zaručuje, že to co jste viděli vy, uvidí každý. Pokud nemáte program na výrobu souborů PDF (Adobe Acrobat) je možné použít některý z volně šiřitelných náhrad. Soubor PDF se tedy zobrazí tak, jak chcete a nedá se do něj už nic dopsat. Velká většina počítačů tyto soubory bez problémů otevře.
Druhou možností je poslat životopis jako dokument textového editoru. Za standard se v současnosti považuje formát Word v kterékoli verzi 1995 - 2003. Nepoužívejte nativní formát Office 2007, (*. docx) nepřečte ho hodně personalistů. Pokud máte Office 2007 nebo používáte jiný textový editor, uložte dokument buď ve formátu pro Word (koncovka *. doc) nebo v univerzálním textovém formátu RAW (koncovka *. raw). Pokud si v této oblasti nejste jisti, pošlete svůj životopis pár známým, jestli ho umí otevřít.
